Noty odsetkowe mogą być zarówno skutecznym narzędziem dyscyplinującym dłużników jak też źródłem nieporozumień, zbędnych emocji, czy nawet zrywania współpracy przez klientów obciążonych odsetkami.
Z naszych doświadczeń wynika, iż decydującą rolę w zakresie skuteczności not odsetkowych odgrywa sposób ich wystawiania.
Otóż noty odsetkowe należy wystawiać w sposób zorganizowany, oparty na jasno określonych zasadach, o których nasi klienci są poinformowani - najlepiej na samym początku współpracy.
Oto przykładowy zbiór zasad dotyczących wystawiania not odsetkowych, funkcjonujący z dobrym skutkiem u naszych klientów.
Otóż noty odsetkowe wystawiamy:
- 1.REGULARNIE - Na koniec każdego miesiąca (lub kwartału).
- 2.TYLKO OD ZAPŁACONYCH NALEŻNOŚCI - Pomijamy należności nie zapłacone gdyż kwota odsetek nie jest znana. Analizujemy tylko przeterminowane wpłaty, które wpłynęły w zadanym okresie miesiąca/kwartału
- 3.POMIJAMY NOTY O NISKIEJ WARTOŚCI - Jeżeli kwota naliczonych odsetek jest niższa niż koszt wydruku i wysyłki noty odsetkowej pomijamy jej naliczenie. Poza oczywistą korzyścią w postaci redukcji kosztów, redukujemy też prawdopodobieństwo posądzenia nas o złe intencje.
- 4.POMIJAMY SPÓŻNIENIA, KTÓRE MOGŁY POWSTAĆ BEZ WINY KLIENTA - Jeżeli opóźnienie jest mniejsze niż np. 3 dni, możemy go domyślnie zaliczyć jako nie zawinione przez klienta (opóźnienia w transferach międzybankowych) i również nie naliczać odsetek od takich wpłat.
Zastosowanie raportu "Noty odsetkowe PRO":
Raport umożliwia zastosowanie opisanej powyżej metodyki naliczania i drukowania not odsetkowych, pozostawiając użytkownikowi swobodę co do wyboru poszczególnych zasad. Możemy więc:
- wybrać dowolny okres analizowanych wpłat,
- określić minimalną kwotę noty która ma być wydrukowana,
- określić minimalną ilość dni spóźnienia za które naliczamy odsetki.
Opis użytkowania:
Przykład 1 - Nota odsetkowa PRO dla wybranego kontrahenta:
- kartoteka Rozrachunki --> zakładka Kontrahenci --> Należności --> Rozliczone
- uzupełniamy numer lub skrót kontrahenta --> Szukaj
- sortujemy listę dokumentów wg kolumny Nr lub Kontrahent
- przycisk Noty --> wybieramy Nota odsetkowa PRO --> Wykonaj
Przykład 2 - Nota odsetkowa PRO dla wielu kontrahentów:
- kartoteka rozrachunki --> zakładka Kontrahenci --> Należności --> Rozliczone --> Szukaj
- sortujemy listę dokumentów wg kolumny Nr lub Kontrahent
- wybieramy dokument(y) którym chcemy wygenerować EPP
- przycisk Noty --> wybieramy Nota odsetkowa PRO --> Wykonaj