Wyzwania dla przedsiębiorców od stycznia 2013 roku

Alokacja kosztów w podatkach dochodowych do właściwego okresu rozliczeniowego.

Nowością w rozliczeniach podatków w 2013 roku, jest konieczność uwzględnienia stanu płatności za faktury  kontrahenta  w  rozpoznaniu  kosztów  podatkowych.  To  zadanie,  wynikające  z  przepisów III ustawy deregulacyjnej,  uzależnia prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów od realizacji płatności. Oprogramowanie powinno wspierać użytkownika przy  rozpoznawaniu czy faktura została zapłacona, a od wyników rozpoznania uzależniać zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli nie będzie tego robić, to na podatnika spadnie dodatkowy obowiązek ręcznego wyszukiwania faktur niezapłaconych w terminie i wyłączania ich z kosztów podatkowych,  bowiem  koszty  rozpoznawane według prawa bilansowego pozostają bez zmian. Przy odpowiednio dużej  skali to zadanie może się
okazać w praktyce niewykonalne bez dostosowanego oprogramowania.

Opracowanie i wdrożenie procedur kontroli biznesowej

Nowelizacja ustawy o VAT, w ślad za Dyrektywą 2010/45/UE,  nakłada na wszystkich podatników obowiązek opracowania, przyjęcia i wdrożenia do codziennej praktyki procedur kontroli biznesowej.
„Każdy  podatnik  określa  sposób  zapewnienia  autentyczności  pochodzenia,  integralności  treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.” Systemy informatyczne  powinny  wspierać  służby  finansowe  w  wyszukiwaniu  informacji  kontrolnych w szczególności w wyszukaniu i raportowaniu powiązań dowolnej faktury (dotyczy zarówno faktur sprzedaży jak i faktur zakupu) z innymi dokumentami uwiarygodniającymi transakcję dokumentowaną fakturą.

Przegląd procesów fakturowania i ewidencji VAT

Zakres wprowadzanych zmian jest bardzo szeroki, niektóre z nich np. nowe zasady fakturowania mają charakter powszechny i dotkną wszystkich podatników.  Inne mogą mieć mniejszy zasięg, a mimo to okazać  się  bardziej  istotne  dla  konkretnego  przedsiębiorcy.  Rekomendujemy  zatem  dokładne rozpoznanie i opisanie procesów biznesowych realizowanych w firmie, a mających jakikolwiek związek podatkiem VAT. Następnym krokiem będzie sprawdzenie czy proces w świetle nowych przepisów może być realizowany w ten sam sposób, względnie jak nowe przepisy mogą ułatwić prowadzenie przedsiębiorstwa  oraz  wprowadzenie ewentualnych korekt do przebiegu procesów. Poniżej zostały opisane wybrane zagadnienia, na które warto zwrócić szczególną uwagę w odniesieniu do procesów realizowanych w przedsiębiorstwie.

Zrównanie faktur elektronicznych z papierowymi

Dyrektywy Unii Europejskiej jednoznacznie dążą do tego by upowszechnić fakturowanie w formie elektronicznej.  W  praktyce  oznacza  to  znoszenie  wszelkich  barier  czy  ograniczeń  na  drodze fakturowania w formie elektronicznej. W konsekwencji w polskim porządku prawnym zniesione zostało ograniczenie  w  postaci  uzyskania  od  kontrahenta  zgody  na  otrzymywanie  faktur  elektronicznych poprzedzającej przesłanie pierwszej takiej faktury. To bardzo istotna zmiana, będzie ona niewątpliwym impulsem  do  szybkiego  rozwoju  wymiany  przez  przedsiębiorców  faktur  w  formie  elektronicznej.
W związku  z  tym  warto już dziś  dobrze przygotować się na taką zmianę.  Przedsiębiorcy powinni zastanowić się w jakim zakresie zechcą zastosować rozwiązania do obsługi faktur elektronicznych i wziąć  pod  uwagę:    czy  będą  je  wystawiać?  Komu?  W  jakim  trybie?  Nie  mniej  ważne  jest opracowanie  zasad  pracy  z  fakturami  elektronicznymi  wystawianymi przez kontrahentów. Jak będą przyjmowane?  W  jakiej  formie  przechowywane?  Jak  ujmowane  w  ewidencji?  Obsługa  faktur elektronicznych musi być realizowana za pomocą odpowiedniego oprogramowania, warto szukać takiego które nie tylko wygodnie zrealizuje proces obsługi faktur elektronicznych, ale co istotne będzie w pełni zgodne z obowiązującym prawem.

Faktury uproszczone

Podatnik ma prawo do skorzystania z nowego w polskim prawie podatkowym rozwiązania, faktury uproszczonej.  Podatnik  podatku  od  towarów  i  usług,  będzie  mógł  zdecydować  o  zastosowaniu uproszczonej formy dokumentowania sprzedaży do kwoty 450PLN lub 100EUR brutto. Identyfikacja kontrahenta na takiej fakturze realizowana jest wyłącznie na podstawie numeru NIP. Warto zatem zastrzec w wewnętrznych  regulaminach fakturowania, że te transakcje będą realizowane wyłącznie przy  rozliczeniach  gotówkowych  z  incydentalnymi  kontrahentami.  By  uniknąć  potencjalnych problemów np. „potwierdzenie salda dla NIP” na koniec roku. System informatyczny powinien być zdolny do wytworzenia takiego dokumentu jak i do jego poprawnej ewidencji. Zwłaszcza ten drugi aspekt  jest  szczególnie  istotny,  bo  to  wystawca  a  nie  nabywca  podejmuje  decyzję  czy  z  tej uproszczonej formy faktury będzie korzystał.

Faktury wystawiane w imieniu sprzedawcy

Upraszają się znacznie formalizmy związane z zastosowaniem modelu fakturowania przez nabywcę. Wystarczy by istniało wcześniejsze porozumienie między nabywcą towarów i usług  a  sprzedawcą, zawierające  procedurę  zatwierdzania  poszczególnych  faktur  przez  podatnika  dokonującego sprzedaży.  Dzięki  temu  nabywca  może  wystawiać  w  imieniu  i  na  rzecz  sprzedawcy  faktury dokumentujące dokonanie sprzedaży. Nie ma zatem mowy o podpisywaniu faktur, co w praktyce oznaczało dwukrotne przekazywanie dokumentów między nabywcą a sprzedawcą. To bardzo ważna i korzystna  dla  podatników  zmiana,  znosząca  praktyczne  bariery  w  samofakturowaniu.  Podatnik zamierzający wystawiać dla siebie faktury w imieniu sprzedawcy, musi posiadać oprogramowanie rozpoznające wystawianą fakturę jako fakturę zakupu z konsekwencjami w ewidencji rachunkowej i podatkowej.

Faktury zbiorcze

Przedsiębiorcy  zyskują    prawo  do  szerszego  wykorzystania  faktur  zbiorczych  czyli  do dokumentowania jedną fakturą wielu  wydań realizowanych  w jednym okresie sprawozdawczym. Odpowiednie  zmiany  wynikają  z  ustawy  oraz  z  rozporządzeń.  Korzyścią  może  być  znaczne uproszczenie całego procesu obsługi fakturowania i rozliczeń ze stałymi  kontrahentami  np.  relacje sklep – piekarnia. Aby zalety tego modelu w pełni wykorzystać, oprogramowanie do obsługi sprzedaży powinno oferować funkcje faktury zbiorczej.

Faktury małego podatnika stosującego metodę kasową

Zmiany prawne wprowadzone do przepisów VAT tzw. III ustawą deregulacyjną są bardzo korzystne dla małych podatników, którzy zechcą stosować metodę kasową w rozliczeniach VAT. Wprowadzenie pełnej metody kasowej oznacza, że  zrezygnowano  z  90  dniowego  zawieszenia podatku należnego w wypadku braku zapłaty. Ta sama lustrzana zmiana dotyczy podatników, którzy otrzymają od małego podatnika fakturę, będą mogli rozpoznać podatek naliczony, dopiero po realizacji płatności. To bardzo ważna zmiana, która musi być wspierana przez dostosowany system informatyczny traktujący faktury małego podatnika w szczególny sposób.

Aktualizacja wewnętrznych procedur obsługi podatków

W tych miejscach czy obszarach, które wymagają zmiany wewnętrznych regulaminów czy procesów przedsiębiorcy powinni dokonać aktualizacji. Zakres zmian będzie miał różny zasięg, zależnie od specyfiki branży i skali działania przedsiębiorcy. Z praktycznego punktu widzenia najwygodniej jest potraktować obecną praktykę jako punkt wyjścia, zbadać czy prawo pozwala na to by ją kontynuować. A następnie sprawdzić na ile nowe możliwości wprowadzone przez ustawodawcę są interesujące i korzystne dla przedsiębiorcy. Zmiany procedur obsługi mogą i powinny uzyskać wsparcie ze strony wykorzystywanego oprogramowania.

Przegląd i aktualizacja oprogramowania pod kątem wsparcia zmian prawnych

Przedsiębiorcy powinni dokonać przeglądu umów wsparcia czy serwisu zawartych z dostawcami oprogramowania  wspomagającego  zarządzanie  pod  kątem  zabezpieczenia  aktualizacji  do najnowszych  wersji,  wspierających  zmiany  prawne.  Warto  pamiętać,  że  wraz  z  aktualizacją oprogramowania można wykupić u dostawcy abonament, który - w minimalnym okresie 12 miesięcy - gwarantuje uzyskanie nowych wersji oprogramowania bez opłat.

Przeprowadzenie działań dostosowawczych w programach

Zaktualizowanie oprogramowania nie rozwiązuje automatycznie wszystkich problemów. Ze względu na  zakres  zmian  wynikający  z  wprowadzanych  przepisów  to  po  przeprowadzeniu  aktualizacji oprogramowania należy dostosować jego ustawienia do obsługi potrzeb biznesowych konkretnego przedsiębiorstwa. W kolejnym kroku należy odzwierciedlić w oprogramowaniu zaprojektowane zmiany np. zdefiniować nowe szablony dokumentów i opisać zmiany w polityce rachunkowości. Wdrożenie do praktyki  gospodarczej  nowych  procesów  ewidencji  i  rozliczania  podatków  Po  zaprojektowaniu procesów i dostosowaniu oprogramowania niezbędne jest wdrożenie ich do codziennej praktyki. Będą potrzebne  szkolenia  pracowników,  zmiany  dotychczasowych  przyzwyczajeń  i  ściślejsza  kontrola operacyjna.  Nowe  procesy  mogą  również  wymagać  porozumienia  z  kontrahentami  i  nowego zdefiniowania relacji biznesowych, tak by uniknąć ryzyka i wykorzystać nowe możliwości  zmian prawno-podatkowych.

Artykuły powiązane

• Zmiany prawne - co warto wiedzieć?
• Symfonia 2013.1 - wersja przygotowana na zmiany prawne