Alokacja kosztów w podatkach dochodowych do właściwego okresu rozliczeniowego.
Nowością w rozliczeniach podatków w 2013 roku, jest konieczność uwzględnienia stanu płatności za faktury kontrahenta w rozpoznaniu kosztów podatkowych. To zadanie, wynikające z przepisów III ustawy deregulacyjnej, uzależnia prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów od realizacji płatności. Oprogramowanie powinno wspierać użytkownika przy rozpoznawaniu czy faktura została zapłacona, a od wyników rozpoznania uzależniać zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli nie będzie tego robić, to na podatnika spadnie dodatkowy obowiązek ręcznego wyszukiwania faktur niezapłaconych w terminie i wyłączania ich z kosztów podatkowych, bowiem koszty rozpoznawane według prawa bilansowego pozostają bez zmian. Przy odpowiednio dużej skali to zadanie może się
okazać w praktyce niewykonalne bez dostosowanego oprogramowania.
Opracowanie i wdrożenie procedur kontroli biznesowej
Nowelizacja ustawy o VAT, w ślad za Dyrektywą 2010/45/UE, nakłada na wszystkich podatników obowiązek opracowania, przyjęcia i wdrożenia do codziennej praktyki procedur kontroli biznesowej.
„Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.” Systemy informatyczne powinny wspierać służby finansowe w wyszukiwaniu informacji kontrolnych w szczególności w wyszukaniu i raportowaniu powiązań dowolnej faktury (dotyczy zarówno faktur sprzedaży jak i faktur zakupu) z innymi dokumentami uwiarygodniającymi transakcję dokumentowaną fakturą.
Przegląd procesów fakturowania i ewidencji VAT
Zakres wprowadzanych zmian jest bardzo szeroki, niektóre z nich np. nowe zasady fakturowania mają charakter powszechny i dotkną wszystkich podatników. Inne mogą mieć mniejszy zasięg, a mimo to okazać się bardziej istotne dla konkretnego przedsiębiorcy. Rekomendujemy zatem dokładne rozpoznanie i opisanie procesów biznesowych realizowanych w firmie, a mających jakikolwiek związek podatkiem VAT. Następnym krokiem będzie sprawdzenie czy proces w świetle nowych przepisów może być realizowany w ten sam sposób, względnie jak nowe przepisy mogą ułatwić prowadzenie przedsiębiorstwa oraz wprowadzenie ewentualnych korekt do przebiegu procesów. Poniżej zostały opisane wybrane zagadnienia, na które warto zwrócić szczególną uwagę w odniesieniu do procesów realizowanych w przedsiębiorstwie.
Zrównanie faktur elektronicznych z papierowymi
Dyrektywy Unii Europejskiej jednoznacznie dążą do tego by upowszechnić fakturowanie w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to znoszenie wszelkich barier czy ograniczeń na drodze fakturowania w formie elektronicznej. W konsekwencji w polskim porządku prawnym zniesione zostało ograniczenie w postaci uzyskania od kontrahenta zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych poprzedzającej przesłanie pierwszej takiej faktury. To bardzo istotna zmiana, będzie ona niewątpliwym impulsem do szybkiego rozwoju wymiany przez przedsiębiorców faktur w formie elektronicznej.
W związku z tym warto już dziś dobrze przygotować się na taką zmianę. Przedsiębiorcy powinni zastanowić się w jakim zakresie zechcą zastosować rozwiązania do obsługi faktur elektronicznych i wziąć pod uwagę: czy będą je wystawiać? Komu? W jakim trybie? Nie mniej ważne jest opracowanie zasad pracy z fakturami elektronicznymi wystawianymi przez kontrahentów. Jak będą przyjmowane? W jakiej formie przechowywane? Jak ujmowane w ewidencji? Obsługa faktur elektronicznych musi być realizowana za pomocą odpowiedniego oprogramowania, warto szukać takiego które nie tylko wygodnie zrealizuje proces obsługi faktur elektronicznych, ale co istotne będzie w pełni zgodne z obowiązującym prawem.
Faktury uproszczone
Podatnik ma prawo do skorzystania z nowego w polskim prawie podatkowym rozwiązania, faktury uproszczonej. Podatnik podatku od towarów i usług, będzie mógł zdecydować o zastosowaniu uproszczonej formy dokumentowania sprzedaży do kwoty 450PLN lub 100EUR brutto. Identyfikacja kontrahenta na takiej fakturze realizowana jest wyłącznie na podstawie numeru NIP. Warto zatem zastrzec w wewnętrznych regulaminach fakturowania, że te transakcje będą realizowane wyłącznie przy rozliczeniach gotówkowych z incydentalnymi kontrahentami. By uniknąć potencjalnych problemów np. „potwierdzenie salda dla NIP” na koniec roku. System informatyczny powinien być zdolny do wytworzenia takiego dokumentu jak i do jego poprawnej ewidencji. Zwłaszcza ten drugi aspekt jest szczególnie istotny, bo to wystawca a nie nabywca podejmuje decyzję czy z tej uproszczonej formy faktury będzie korzystał.
Faktury wystawiane w imieniu sprzedawcy
Upraszają się znacznie formalizmy związane z zastosowaniem modelu fakturowania przez nabywcę. Wystarczy by istniało wcześniejsze porozumienie między nabywcą towarów i usług a sprzedawcą, zawierające procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży. Dzięki temu nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury dokumentujące dokonanie sprzedaży. Nie ma zatem mowy o podpisywaniu faktur, co w praktyce oznaczało dwukrotne przekazywanie dokumentów między nabywcą a sprzedawcą. To bardzo ważna i korzystna dla podatników zmiana, znosząca praktyczne bariery w samofakturowaniu. Podatnik zamierzający wystawiać dla siebie faktury w imieniu sprzedawcy, musi posiadać oprogramowanie rozpoznające wystawianą fakturę jako fakturę zakupu z konsekwencjami w ewidencji rachunkowej i podatkowej.
Faktury zbiorcze
Przedsiębiorcy zyskują prawo do szerszego wykorzystania faktur zbiorczych czyli do dokumentowania jedną fakturą wielu wydań realizowanych w jednym okresie sprawozdawczym. Odpowiednie zmiany wynikają z ustawy oraz z rozporządzeń. Korzyścią może być znaczne uproszczenie całego procesu obsługi fakturowania i rozliczeń ze stałymi kontrahentami np. relacje sklep – piekarnia. Aby zalety tego modelu w pełni wykorzystać, oprogramowanie do obsługi sprzedaży powinno oferować funkcje faktury zbiorczej.
Faktury małego podatnika stosującego metodę kasową
Zmiany prawne wprowadzone do przepisów VAT tzw. III ustawą deregulacyjną są bardzo korzystne dla małych podatników, którzy zechcą stosować metodę kasową w rozliczeniach VAT. Wprowadzenie pełnej metody kasowej oznacza, że zrezygnowano z 90 dniowego zawieszenia podatku należnego w wypadku braku zapłaty. Ta sama lustrzana zmiana dotyczy podatników, którzy otrzymają od małego podatnika fakturę, będą mogli rozpoznać podatek naliczony, dopiero po realizacji płatności. To bardzo ważna zmiana, która musi być wspierana przez dostosowany system informatyczny traktujący faktury małego podatnika w szczególny sposób.
Aktualizacja wewnętrznych procedur obsługi podatków
W tych miejscach czy obszarach, które wymagają zmiany wewnętrznych regulaminów czy procesów przedsiębiorcy powinni dokonać aktualizacji. Zakres zmian będzie miał różny zasięg, zależnie od specyfiki branży i skali działania przedsiębiorcy. Z praktycznego punktu widzenia najwygodniej jest potraktować obecną praktykę jako punkt wyjścia, zbadać czy prawo pozwala na to by ją kontynuować. A następnie sprawdzić na ile nowe możliwości wprowadzone przez ustawodawcę są interesujące i korzystne dla przedsiębiorcy. Zmiany procedur obsługi mogą i powinny uzyskać wsparcie ze strony wykorzystywanego oprogramowania.
Przegląd i aktualizacja oprogramowania pod kątem wsparcia zmian prawnych
Przedsiębiorcy powinni dokonać przeglądu umów wsparcia czy serwisu zawartych z dostawcami oprogramowania wspomagającego zarządzanie pod kątem zabezpieczenia aktualizacji do najnowszych wersji, wspierających zmiany prawne. Warto pamiętać, że wraz z aktualizacją oprogramowania można wykupić u dostawcy abonament, który - w minimalnym okresie 12 miesięcy - gwarantuje uzyskanie nowych wersji oprogramowania bez opłat.
Przeprowadzenie działań dostosowawczych w programach
Zaktualizowanie oprogramowania nie rozwiązuje automatycznie wszystkich problemów. Ze względu na zakres zmian wynikający z wprowadzanych przepisów to po przeprowadzeniu aktualizacji oprogramowania należy dostosować jego ustawienia do obsługi potrzeb biznesowych konkretnego przedsiębiorstwa. W kolejnym kroku należy odzwierciedlić w oprogramowaniu zaprojektowane zmiany np. zdefiniować nowe szablony dokumentów i opisać zmiany w polityce rachunkowości. Wdrożenie do praktyki gospodarczej nowych procesów ewidencji i rozliczania podatków Po zaprojektowaniu procesów i dostosowaniu oprogramowania niezbędne jest wdrożenie ich do codziennej praktyki. Będą potrzebne szkolenia pracowników, zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń i ściślejsza kontrola operacyjna. Nowe procesy mogą również wymagać porozumienia z kontrahentami i nowego zdefiniowania relacji biznesowych, tak by uniknąć ryzyka i wykorzystać nowe możliwości zmian prawno-podatkowych.
